Documentacion

1. Primeros pasos

1.1. Crear una cuenta

Para empezar a usar DealForge, necesitas crear una cuenta gratuita:

• Nombre* — Tu nombre completo.
• Email* — Correo electronico valido. Sera tu identificador de acceso.
• Contrasena* — Minimo 8 caracteres. Aparece un check verde cuando cumple el requisito.
• Confirmar contrasena* — Debe coincidir exactamente con la contrasena.

Tu cuenta empieza con el plan Starter (gratuito), que incluye hasta 10 cotizaciones/mes, 5 clientes, 20 productos y 5 consultas de Forge IA (Haiku). Si necesitas mas capacidad, puedes mejorar tu plan en cualquier momento desde Configuracion → Plan.

1.2. Configurar los datos de tu empresa

Lo primero que debes hacer tras registrarte es configurar tu empresa. Ve a Configuracion desde el menu lateral izquierdo.

Estos datos se usaran en las cotizaciones PDF, emails y en toda la plataforma:

• Nombre de empresa* — Aparecera en todas las cotizaciones y PDFs.
• CIF/NIF — Tu numero de identificacion fiscal. Aparece en los documentos.
• Email — Email de contacto de la empresa (puede diferir del email de tu cuenta personal).
• Telefono — Numero de contacto que aparecera en cotizaciones.
• Direccion, Ciudad, Pais — Direccion fiscal completa.
• Sitio web — URL de tu pagina web (se muestra en el pie de las cotizaciones).

1.3. Subir el logotipo

En la seccion de Logotipo dentro de Configuracion:

1.4. Elegir color primario

Selecciona un color que represente tu marca. Este color se usara en:

• La cabecera de las cotizaciones PDF (plantilla Moderna)
• Los emails de aprobacion
• Elementos de acento en la pagina de aprobacion publica

Haz clic en el selector de color y elige tu tono. El codigo hexadecimal se muestra junto al selector (ej: #3a9bb5).

1.5. Configurar numeracion de cotizaciones

Define el prefijo para tus cotizaciones en el campo "Prefijo de cotizacion":

• Solo caracteres alfanumericos, maximo 10 caracteres.
• Formato resultante: PREFIJO-AÑO-0001
• Ejemplo: Si pones COT, la primera cotizacion sera COT-2026-0001.

1.6. Dias de vencimiento por defecto

Configura cuantos dias de validez tendran tus cotizaciones (entre 1 y 365 dias). Este valor se aplicara automaticamente al crear nuevas cotizaciones, pero puede modificarse individualmente en cada una.

1.7. Condiciones por defecto

Escribe tus terminos y condiciones comerciales habituales en el campo de texto grande. Este texto se precargara en cada nueva cotizacion. Puedes editarlo individualmente en cada cotizacion.

1.8. Configurar email (SMTP)

Para enviar cotizaciones y aprobaciones por email directamente desde DealForge, necesitas configurar un servidor SMTP.

Tras configurarlo, pulsa "Enviar email de prueba" para verificar que la conexion funciona. Recibiras un email de confirmacion en la direccion configurada.

2. Panel de control

El panel es la primera pantalla que ves al iniciar sesion. Muestra un resumen en tiempo real de tu actividad comercial.

2.1. Indicadores clave (KPIs)

En la parte superior, seis tarjetas muestran las metricas principales:

• Pipeline total: Suma del valor de todas las cotizaciones en estado Enviada + Negociacion. Representa el negocio potencial activo.
• Tasa de conversion: Porcentaje de cotizaciones Ganadas respecto al total de cerradas (Ganadas + Perdidas). Ejemplo: 8 ganadas de 12 cerradas = 67%.
• Ticket medio: Valor promedio de las cotizaciones ganadas.
• Ingresos totales: Suma del valor de todas las cotizaciones Ganadas.
• Total clientes: Numero de clientes registrados en el sistema.
• Cotizaciones activas: Numero de cotizaciones en estado Enviada o Negociacion.

2.2. Graficos

Pipeline por estado: Grafico de barras que muestra cuantas cotizaciones hay en cada fase (Borrador, Enviada, Negociacion, Ganada, Perdida) y su valor total.

Ingresos mensuales: Grafico de barras con los ingresos de los ultimos 6 meses, basado en cotizaciones Ganadas.

Funnel de conversion: Visualizacion del embudo comercial desde cotizaciones creadas hasta ganadas.

2.3. Acciones rapidas y actividad

En la parte inferior encontraras:

• Acciones rapidas: Botones para crear nueva cotizacion, nuevo cliente o nuevo producto sin navegar por el menu.
• Actividad reciente: Timeline con las ultimas 8 acciones del sistema (cambios de estado, emails enviados, aprobaciones, etc.) con fecha, tipo, descripcion y cotizacion asociada.

3. Gestion de clientes

3.1. Listado de clientes

Accede desde el menu lateral Clientes. Veras una tabla con todos tus clientes mostrando: nombre, email, telefono, ciudad, sector, contacto principal, numero de cotizaciones y total de ingresos. Haz clic en cualquier fila para ver el detalle del cliente.

3.2. Crear un nuevo cliente

Haz clic en "Nuevo cliente" en la esquina superior derecha. El formulario tiene dos secciones:

Informacion de la empresa:

• Nombre* — Razon social o nombre comercial del cliente.
• CIF/NIF — Identificacion fiscal del cliente.
• Sector — Sector de actividad (ej: Tecnologia, Retail, Salud).
• Email — Correo electronico general de la empresa.
• Telefono — Numero de contacto.
• Direccion — Direccion fiscal.
• Ciudad — Ciudad.
• Pais — Pais (por defecto: Espana).
• Notas internas — Anotaciones privadas que solo tu equipo vera. No aparecen en cotizaciones.

Contactos (uno o mas):

Cada cliente puede tener multiples personas de contacto. Para cada contacto:

• Nombre — Nombre completo del contacto.
• Cargo — Posicion en la empresa (ej: Director Comercial).
• Email — Email del contacto.
• Telefono — Telefono directo del contacto.
• Contacto principal — Marca uno como contacto principal. Es el que aparecera por defecto en las cotizaciones.

Usa los botones "Añadir contacto" y el icono de papelera para gestionar los contactos.

3.3. Vista 360 del cliente

Al hacer clic en un cliente ves su ficha completa con:

• Metricas: Total cotizaciones, ganadas/perdidas, tasa de conversion, ingresos totales y pipeline activo.
• Contactos: Lista de todos los contactos asociados con sus datos.
• Cotizaciones: Historial completo de todas las cotizaciones para ese cliente, con estado, fecha e importe. Clic para acceder al detalle.

4. Catalogo de productos

4.1. Crear un producto

Ve a Productos → Nuevo producto. Rellena la informacion basica:

• Nombre del producto* — Nombre descriptivo que aparecera en las cotizaciones.
• Descripcion — Descripcion detallada del producto o servicio.
• SKU* — Codigo unico de referencia (ej: PROD-001, LIC-PRO-ANUAL).
• Categoria — Selecciona una categoria existente del desplegable.
• Precio base* — Precio unitario por defecto. Se puede modificar individualmente en cada cotizacion.
• Unidad — Tipo de unidad de venta. Opciones: unidad, hora, mes, licencia/año, kg, m2.
• Activo — Desmarca si quieres ocultar el producto del catalogo temporalmente sin eliminarlo.

4.2. Variantes de producto

Las variantes permiten tener diferentes versiones de un mismo producto (ej: tallas, colores, niveles de servicio). Para añadir variantes:

• Nombre de variante* — Ej: 'Basica', 'Premium', 'Talla XL'.
• SKU* — Codigo unico para esta variante.
• Precio override — Si se deja vacio, usa el precio base del producto. Si se rellena, esta variante tendra su propio precio.
• Activo — Permite desactivar variantes individualmente.

• Haz clic en "Añadir atributo" dentro de la variante.
• Ejemplo: Clave = "Color", Valor = "Rojo".
• Los atributos se muestran como etiquetas en el wizard de cotizaciones para facilitar la seleccion.

4.3. Listado y busqueda

En la pagina principal de Productos veras una tabla con nombre, SKU, categoria, precio base, estado (activo/inactivo) y numero de variantes. Puedes:

• Filtrar por categoria usando el desplegable superior.
• Buscar por nombre o SKU en la barra de busqueda.
• Editar haciendo clic en el icono de lapiz.
• Eliminar haciendo clic en el icono de papelera (solo si no esta en uso en cotizaciones).

5. Crear cotizaciones

El wizard de cotizaciones te guia en 4 pasos para crear una propuesta comercial profesional.

5.1. Paso 0 — Seleccionar cliente

5.2. Paso 1 — Añadir productos

La pantalla se divide en dos paneles:

Panel izquierdo — Catalogo:

• Busca productos por nombre o SKU.
• Cada producto muestra: nombre, SKU, precio, unidad y numero de variantes.
• Si un producto tiene variantes, haz clic en el icono de desplegar para ver las opciones. Cada variante muestra su nombre, SKU, precio y atributos como etiquetas de colores.
• Haz clic en el boton "+" para añadir el producto (o la variante seleccionada) a la cotizacion.
• Tambien puedes usar "Añadir linea personalizada" para productos que no estan en el catalogo.

Panel derecho — Lineas seleccionadas:

• Descripcion: Editable. Se precarga con el nombre del producto/variante.
• Cantidad: Acepta decimales (ej: 2.5 horas).
• Precio unitario: Se precarga con el precio del producto pero es editable para cada cotizacion.
• Descuento %: Descuento individual por linea (0-100%).
• Total linea: Se calcula automaticamente: Cantidad × Precio × (1 - Descuento/100).
• Icono de papelera para eliminar la linea.

5.3. Paso 2 — Precios y condiciones

• Descuento global % — Se aplica sobre el subtotal completo, ademas de los descuentos por linea.
• IVA/Impuesto % — Por defecto 21% (IVA espanol). Editable para otros tipos impositivos.
• Moneda — EUR (por defecto), USD o GBP.
• Fecha de vencimiento — Se precarga con los dias configurados. Editable.
• Notas — Notas internas o comentarios para el cliente.
• Condiciones — Terminos y condiciones. Se precargan con los configurados por defecto.

A la derecha veras el desglose de precios: Subtotal, Descuento, IVA y Total final.

5.4. Paso 3 — Resumen y creacion

Revisa toda la informacion de la cotizacion:

• Datos del cliente y contacto.
• Tabla completa de productos con cantidades, precios y descuentos.
• Totales con desglose.
• Avisos de reglas: Si alguna regla comercial se viola (descuento excesivo, producto obligatorio faltante), aparecera un aviso amarillo o rojo.
• Promociones: Si hay promociones activas aplicables, se mostraran como sugerencia.
• Aprobaciones: Si la cotizacion requiere aprobacion, el boton mostrara "Crear y solicitar aprobacion".

Haz clic en "Crear cotizacion". Se generara automaticamente con un numero unico y estado Borrador.

6. Gestionar cotizaciones

6.1. Flujo de estados

Cada cotizacion pasa por un flujo de estados claro:

• Borrador: Recien creada. Puedes editarla libremente. Acciones: Enviar, Previsualizar.
• Enviada: Se ha enviado al cliente. Acciones: Marcar como Negociacion, Ganada o Perdida.
• Negociacion: El cliente esta considerando la oferta. Puedes editar condiciones, reenviar o duplicar. Acciones: Ganada, Perdida.
• Ganada: Estado final positivo. Cuenta para ingresos y KPIs.
• Perdida: Estado final negativo.
• Archivada: Oculta de la vista principal pero no eliminada.

6.2. Enviar cotizacion por email

• Para: Email del destinatario.
• Asunto: Se precarga con el numero de cotizacion.
• Mensaje: Cuerpo del email personalizable.

6.3. Duplicar una cotizacion

Haz clic en el icono de duplicar (dos hojas) para crear una copia exacta. Util para cotizaciones similares o versiones revisadas. La copia se crea como Borrador con un nuevo numero.

6.4. Vista detalle

La pagina de detalle muestra toda la informacion de la cotizacion:

• Cabecera: Numero, estado, total, fecha emision, fecha vencimiento, botones de accion.
• Alertas: Si la cotizacion ha vencido, si tiene aprobaciones pendientes, si faltan condiciones, o si viola alguna regla comercial.
• Info cliente: Nombre y contacto.
• Tabla de items: Descripcion, cantidad, precio unitario, descuento %, total por linea. Si es un producto del catalogo muestra el SKU; si tiene variante muestra los atributos.
• Totales: Subtotal, descuento global (si aplica), IVA con porcentaje, total final.
• Notas y condiciones: Con opcion de editar las condiciones en estados Borrador o Negociacion.
• Timeline: Historial de actividad (creacion, envio, cambios de estado, emails).
• Panel de aprobaciones: Si la cotizacion requiere aprobacion, se muestran las pendientes/resueltas.

7. Plantillas PDF

DealForge incluye 3 plantillas profesionales para tus cotizaciones en PDF:

Para cambiar la plantilla: Ve a Configuracion → Plantilla PDF y selecciona la que prefieras. Todas las nuevas cotizaciones usaran esa plantilla.

Para previsualizar una cotizacion: Desde la vista detalle, haz clic en el icono del ojo. Se abrira la previsualizacion en una nueva pagina.

Para guardar como PDF o imprimir: En la previsualizacion, haz clic en el boton "Imprimir / PDF". Se abrira el dialogo de impresion del navegador donde puedes seleccionar "Guardar como PDF".

Todas las plantillas muestran:

• Logo y datos de tu empresa (nombre, CIF, web, email, telefono, direccion)
• Datos del cliente (nombre, CIF, direccion, contacto)
• Numero de cotizacion y fecha de emision
• Tabla de items con descripcion, cantidad, precio, descuento y total
• Desglose: subtotal, descuento global, IVA, total
• Condiciones y notas
• Periodo de validez
• Numero de version

8. Reglas comerciales

Las reglas comerciales automatizan tu politica de precios y aprobaciones. Accede desde Reglas en el menu lateral.

8.1. Limites de descuento

Establece descuentos maximos permitidos:

• Descuento maximo por linea: Porcentaje maximo que se puede aplicar a una linea individual.
• Descuento maximo global: Porcentaje maximo del descuento que se aplica al subtotal.
• Ambito: Aplica a todos los productos, a productos especificos o a categorias concretas.

Cuando un usuario intenta superar el limite, la cotizacion muestra un aviso y puede bloquearse.

8.2. Productos obligatorios

Obliga a incluir ciertos productos cuando se cotiza otro:

• Producto disparador: Cuando se añade este producto (o categoria) a la cotizacion...
• Producto requerido: ...se exige que tambien se incluya este otro producto.
• Mensaje personalizado: Texto que se muestra al usuario (ej: "El servicio de instalacion es obligatorio con este equipo").

8.3. Reglas de aprobacion

Define cuando una cotizacion requiere aprobacion antes de poder enviarse:

• Condicion: Descuento por linea mayor a X%, descuento global mayor a X%, o total mayor a X EUR.
• Operador: Mayor que (>) o Mayor o igual que (≥).
• Aprobador: Nombre y email de la persona que debe aprobar. Recibira un email con enlace seguro.

Puedes crear multiples condiciones en la misma regla. Todas deben cumplirse para que se dispare.

8.4. Promociones

Crea promociones temporales para tus productos:

• Rango de fechas: Fecha de inicio y fin de la promocion.
• Productos: Selecciona a que productos aplica.
• Tipo: Descuento porcentual o precio fijo.
• Valor: Porcentaje de descuento o precio promocional.
• Mensaje: Texto que se muestra al crear cotizaciones (ej: "Promo de verano: 15% en licencias").

Las promociones aparecen como sugerencia en el paso 3 del wizard de cotizaciones cuando hay productos elegibles.

8.5. Gestionar reglas

En la pagina de Reglas, cada tipo tiene su seccion colapsable. Puedes:

• Activar/desactivar: Usa el interruptor (toggle) junto a cada regla para activarla o desactivarla sin eliminarla.
• Editar: Haz clic en el icono de lapiz para abrir el formulario de edicion.
• Eliminar: Haz clic en el icono de papelera para borrar la regla permanentemente.
• Crear: Haz clic en el boton "+" dentro de cada seccion para añadir una nueva regla de ese tipo.

9. Flujo de aprobaciones

9.1. Como funciona

9.2. Reenviar email de aprobacion

Si el aprobador no ha recibido o no encuentra el email, puedes reenviar la solicitud desde la vista detalle de la cotizacion, en el panel lateral de Aprobaciones, haciendo clic en "Reenviar".

9.3. Estados de aprobacion

• Pendiente — Esperando respuesta del aprobador. La cotizacion no puede enviarse.
• Aprobada — El aprobador ha dado el visto bueno. La cotizacion puede enviarse.
• Rechazada — El aprobador ha rechazado. Se muestra el comentario. Puedes modificar la cotizacion y volver a solicitar aprobacion.

10. Reportes y analitica

Accede desde Reportes en el menu lateral. Los datos se calculan en tiempo real a partir de tus cotizaciones.

• Resumen general: Total de cotizaciones, ganadas y perdidas.
• Grafico mensual: Cotizaciones ganadas y perdidas por mes con su valor asociado. Te permite ver tendencias y estacionalidad.
• Top 10 clientes: Ranking de tus mejores clientes por ingresos totales, con numero de cotizaciones por cliente.
• Top 10 productos: Productos mas incluidos en cotizaciones, con frecuencia de aparicion y valor total cotizado.

11. Integraciones

Accede desde Integraciones en el menu lateral. La pagina tiene tres pestanas:

11.1. Exportar datos

• Cotizaciones a CSV: Exporta un archivo CSV con todas tus cotizaciones. Puedes filtrar por estado y rango de fechas.
• Productos a Excel: Exporta tu catalogo de productos completo incluyendo variantes.

11.2. Importar datos

Sube archivos CSV para importar datos en masa:

• Importar productos: Sube un CSV con columnas para nombre, SKU, precio, categoria, etc. El sistema valida los datos antes de importar y muestra errores si los hay.
• Importar clientes: Sube un CSV con datos de clientes. Se mapean automaticamente las columnas.

11.3. Conectores

Conecta DealForge con otras herramientas a traves de webhooks (ej: Zapier). Esta funcionalidad esta disponible en los planes Pro y Business.

12. Forge IA — Asistente inteligente

12.1. Que es Forge

Forge es el asistente de inteligencia artificial integrado en DealForge. Aparece como un panel lateral en todas las paginas del dashboard. Forge entiende el contexto de la pagina en la que te encuentras y puede ayudarte con tareas relacionadas.

12.2. Como usarlo

Forge entiende el contexto de la pagina actual. Si estas en la pagina de un cliente, sabe de que cliente hablas. Si estas en una cotizacion, conoce los detalles.

12.3. Ejemplos de lo que puedes pedirle

• Navegacion: "Llevame a crear una nueva cotizacion", "¿Donde configuro el SMTP?"
• Cotizaciones: "Hazme una cotizacion para Empresa ABC con 10 licencias Premium"
• Analisis: "¿Como va mi pipeline este mes?", "¿Cual es mi tasa de conversion?"
• Catalogo: "¿Cuantos productos tengo activos?", "Muestrame los productos de la categoria Servicios"
• Clientes: "¿Cuantas cotizaciones tiene el cliente X?", "Resumeme la actividad de este cliente"
• Ayuda general: "¿Como configuro una regla de aprobacion?", "¿Como envio una cotizacion por email?"

Forge tambien ofrece sugerencias contextuales debajo de cada respuesta — botones rapidos con acciones relevantes segun la pagina actual.

12.4. Modelos por plan

• Plan Starter (gratis): Forge usa Claude Haiku — rapido y eficiente para consultas basicas.
• Plan Pro / Business: Forge usa Claude Sonnet — mas potente, con respuestas mas detalladas y mejor comprension del contexto.

12.5. Limitaciones importantes

• Forge puede cometer errores o dar informacion imprecisa.
• Las conversaciones no se almacenan entre sesiones.
• El numero de consultas puede estar limitado segun tu plan.
• Forge no tiene acceso a internet ni a informacion externa — solo conoce tus datos dentro de DealForge.